ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΑ ΔΗΜΟΣΙΑ ΚΑΙ ΙΔΙΩΤΙΚΑ ΕΓΓΡΑΦΑ - ΙΣΧΥΣ ΚΑΙ ΑΠΟΔΕΙΚΤΙΚΗ ΔΥΝΑΜΗ ΑΥΤΩΝ –
ΨΗΦΙΑΚΗ ΥΠΟΓΡΑΦΗ – ΨΗΦΙΑΚΗ ΒΕΒΑΙΩΣΗ ΕΓΓΡΑΦΟΥ
Με το ν. 4727/2020 περί Ψηφιακής Διακυβέρνησης θεσπίστηκε η γενική υποχρέωση των φορέων του δημοσίου τομέα να προβαίνουν σε όλες τις διαδικασίες για την διαχείριση των δημοσίων εγγράφων (όπως για τη σύνταξη, την προώθηση για υπογραφή, τη θέση υπογραφής, την έκδοση, τη χρέωση προς ενέργεια εισερχομένων εγγράφων, την εσωτερική και την εξωτερική διακίνηση, την πρωτοκόλληση, καθώς και τη αρχειοθέτησή τους ) με τη χρήση Τεχνολογιών Πληροφορικής και Επικοινωνίας (ΤΠΕ)
Ειδικότερα ,προβλέφθηκε ότι τα ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΑ ΔΗΜΟΣΙΑ ΕΓΓΡΑΦΑ (άρθρο 13) εκδίδονται σε μια από τις ακόλουθες μορφές :
α)ως πρωτότυπα ηλεκτρονικά έγγραφα . Τα πρωτότυπα ηλεκτρονικά δημόσια έγγραφα φέρουν: α) εγκεκριμένη ηλεκτρονική χρονοσφραγίδα και β) είτε την εγκεκριμένη ηλεκτρονική σφραγίδα του φορέα είτε την εγκεκριμένη ηλεκτρονική υπογραφή του αρμόδιου οργάνου. Τα πρωτότυπα ηλεκτρονικά δημόσια έγγραφα έχουν την ίδια νομική και αποδεικτική ισχύ με τα δημόσια έγγραφα που φέρουν ιδιόχειρη υπογραφή και σφραγίδα και γίνονται υποχρεωτικά αποδεκτά από τους φορείς του δημόσιου τομέα, από τα δικαστήρια όλων των βαθμών και τις εισαγγελίες όλης της χώρας από φυσικά ή νομικά πρόσωπα ή νομικές οντότητες, κατά την ηλεκτρονική διακίνησή τους.
β)ως ηλεκτρονικά ακριβή αντίγραφα . Τα ηλεκτρονικά ακριβή αντίγραφα φέρουν υποχρεωτικά: α) εγκεκριμένη ηλεκτρονική χρονοσφραγίδα, β) είτε την εγκεκριμένη ηλεκτρονική σφραγίδα του φορέα είτε την εγκεκριμένη ηλεκτρονική υπογραφή του αρμόδιου για την έκδοση του αντιγράφου οργάνου, γ) την ένδειξη «ακριβές αντίγραφο» και δ) τα στοιχεία του οργάνου που υπέγραψε το έγγραφο ως τελικώς υπογράφων. Τα ηλεκτρονικά ακριβή αντίγραφα έχουν ισχύ ακριβούς αντιγράφου και γίνονται υποχρεωτικά αποδεκτά από τους φορείς του δημόσιου τομέα, από τα δικαστήρια όλων των βαθμών και τις εισαγγελίες όλης της χώρας από φυσικά ή νομικά πρόσωπα ή νομικές οντότητες, κατά την ηλεκτρονική διακίνησή τους.
γ)ως ψηφιοποιημένα ηλεκτρονικά αντίγραφα. Τα ψηφιοποιημένα ηλεκτρονικά αντίγραφα εκδίδονται από τους φορείς του δημόσιου τομέα μέσω ψηφιοποίησης ή αναπαραγωγής με χρήση ΤΠΕ έντυπων δημόσιων ή ιδιωτικών εγγράφων που κατέχουν στο πλαίσιο της άσκησης των αρμοδιοτήτων τους. Τα ψηφιοποιημένα ηλεκτρονικά αντίγραφα φέρουν: α) εγκεκριμένη ηλεκτρονική χρονοσφραγίδα β) είτε την εγκεκριμένη ηλεκτρονική σφραγίδα του φορέα είτε την εγκεκριμένη ηλεκτρονική υπογραφή του οργάνου που κάνει την ψηφιοποίηση ή αναπαραγωγή με χρήση ΤΠΕ σύμφωνα με το προηγούμενο εδάφιο και γ) βεβαίωση ταύτισής τους με το έντυπο έγγραφο. Σε περίπτωση καταστροφής έντυπων εγγράφων μετά από την έκδοση των αντίστοιχων ψηφιοποιημένων ηλεκτρονικών αντιγράφων, στο πρωτόκολλο καταστροφής μνημονεύονται τα ειδικότερα στοιχεία που αναφέρονται στην παραγωγή και αρχειοθέτηση του ψηφιοποιημένου ηλεκτρονικού αντιγράφου. Τα ψηφιοποιημένα ηλεκτρονικά αντίγραφα έχουν ισχύ ακριβούς αντιγράφου και γίνονται υποχρεωτικά αποδεκτά από τους φορείς του δημόσιου τομέα, από τα δικαστήρια όλων των βαθμών και τις εισαγγελίες όλης της χώρας από φυσικά ή νομικά πρόσωπα ή νομικές οντότητες, κατά την ηλεκτρονική διακίνησή τους.
Η εκτύπωση και των τριών παραπάνω μορφών των ηλεκτρονικών δημοσίων εγγράφων , δηλαδή του πρωτότυπου ηλεκτρονικού δημοσίου εγγράφου ή του ηλεκτρονικού ακριβούς αντιγράφου ή του ψηφιοποιημένου ηλεκτρονικού αντιγράφου γίνεται υποχρεωτικά αποδεκτή με ισχύ ακριβούς αντιγράφου από τους φορείς του δημόσιου τομέα, από τα δικαστήρια όλων των βαθμών και τις εισαγγελίες όλης της χώρας, καθώς και από φυσικά ή νομικά πρόσωπα ή νομικές οντότητες, εφόσον είναι δυνατόν να επιβεβαιωθούν η ακρίβεια και η ισχύς της εκτύπωσης με χρήση ΤΠΕ, ιδίως στην περίπτωση που το πρωτότυπο ηλεκτρονικό δημόσιο έγγραφο ή το ηλεκτρονικό ακριβές αντίγραφο ή το ψηφιοποιημένο ηλεκτρονικό αντίγραφο φέρει μοναδικό αναγνωριστικό αριθμό επαλήθευσης και εφόσον παρέχεται η δυνατότητα επαλήθευσης μέσω πληροφοριακού συστήματος του Δημοσίου. Σε περίπτωση που δεν είναι δυνατόν να επιβεβαιωθούν η ακρίβεια και η ισχύς της κατά το προηγούμενο εδάφιο, απαιτείται η επικύρωση της εκτύπωσης από οποιαδήποτε διοικητική αρχή ή Κέντρο Εξυπηρέτησης Πολιτών (ΚΕΠ) ή δικηγόρο.
Πιστοποιητικά και βεβαιώσεις κάθε είδους μπορούν να εκδίδονται με χρήση είτε προηγμένης ή εγκεκριμένης ηλεκτρονικής υπογραφής είτε προηγμένης ή εγκεκριμένης ηλεκτρονικής σφραγίδας. Τα πιστοποιητικά και οι βεβαιώσεις έχουν την ίδια νομική και αποδεικτική ισχύ με τα δημόσια έγγραφα που φέρουν ιδιόχειρη υπογραφή και σφραγίδα και γίνονται υποχρεωτικά αποδεκτά από τους φορείς του δημόσιου τομέα, από τα δικαστήρια όλων των βαθμών και τις εισαγγελίες όλης της χώρας από φυσικά ή νομικά πρόσωπα ή νομικές οντότητες, κατά την ηλεκτρονική διακίνησή τους.
Αντίστοιχα με τα ηλεκτρονικά δημόσια έγγραφα, ο ν. 4727/2020 περιείχε διατάξεις και για τα ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΑ ΙΔΙΩΤΙΚΑ ΕΓΓΡΑΦΑ ( άρθρο 15) . Ειδικότερα προβλέφθηκε ότι ηλεκτρονικά ιδιωτικά έγγραφα που εκδίδονται από φυσικά ή νομικά πρόσωπα ή νομικές οντότητες με χρήση εγκεκριμένης ηλεκτρονικής υπογραφής ή εγκεκριμένης ηλεκτρονικής σφραγίδας, γίνονται υποχρεωτικά αποδεκτά από τους φορείς του δημόσιου τομέα, από τα δικαστήρια όλων των βαθμών και τις εισαγγελίες όλης της χώρας και από φυσικά ή νομικά πρόσωπα ή νομικές οντότητες κατά την ηλεκτρονική διακίνησή τους. Η δε εκτύπωση των ηλεκτρονικών εγγράφων γίνεται υποχρεωτικά αποδεκτή από τους φορείς του δημόσιου τομέα, από τα δικαστήρια όλων των βαθμών και τις εισαγγελίες όλης της χώρας και από φυσικά ή νομικά πρόσωπα ή νομικές οντότητες, εφόσον φέρει επικύρωση από οποιαδήποτε διοικητική αρχή ή ΚΕΠ ή δικηγόρο, η οποία γίνεται μέσω της διαπίστωσης της ταύτισης του περιεχομένου του εκτυπωμένου εγγράφου με το ηλεκτρονικό ιδιωτικό έγγραφο.
Ο ίδιος νόμος προέβλεψε επιπλέον και την έκδοση ΕΓΓΡΑΦΩΝ ΜΕΣΩ ΤΗΣ ΕΝΙΑΙΑΣ ΨΗΦΙΑΚΗΣ ΠΥΛΗΣ ΤΗΣ ΔΗΜΟΣΙΑΣ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ (αρ. 27) ,της γνωστής πλέον πύλης www.gov.gr ,με προηγούμενη αυθεντικοποίηση του χρήστη, τα οποία φέρουν μοναδικό αναγνωριστικό αριθμό επαλήθευσης και προηγμένη ή εγκεκριμένη ηλεκτρονική σφραγίδα του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης και γίνονται υποχρεωτικά αποδεκτά από όλους τους φορείς του δημόσιου και του ιδιωτικού τομέα, καθώς και από φυσικά ή νομικά πρόσωπα ή νομικές οντότητες:α) Ως ηλεκτρονικά έγγραφα διακινούμενα με χρήση Τεχνολογιών Πληροφορικής και Επικοινωνιών (ΤΠΕ), χωρίς να απαιτείται ηλεκτρονική υπογραφή ή άλλη ηλεκτρονική σφραγίδα και με ισχύ πρωτότυπου εγγράφου. β) Ως έντυπα έγγραφα, εφόσον εκτυπωθούν από τη διαδικτυακή εφαρμογή της ΕΨΠ, χωρίς περαιτέρω διατυπώσεις ή διαδικασία επικύρωσης και με ισχύ αντιγράφου. Για το συγκεκριμένο είδος εγγράφων η επαλήθευση του περιεχομένου του εγγράφου από τον λήπτη γίνεται μέσω της υπηρεσίας επαλήθευσης που παρέχεται από την ΕΨΠ με τη χρήση του μοναδικού αναγνωριστικού αριθμού επαλήθευσης.
Μετά την έκδοση του ν. 4727/2020 , ακολούθησε η έκδοση της Απόφασης 32256ΕΞ 2021 (ΦΕΚ Β 4651/8.10.2021) με την οποία ρυθμίστηκε η διαδικασία επικύρωσης των εκτυπώσεων των ηλεκτρονικών δημόσιων και ηλεκτρονικών ιδιωτικών εγγράφων από οποιαδήποτε αρχή ή ΚΕΠ ή δικηγόρο καθώς και τα ειδικότερα θέματα ισχύος των εκτυπώσεων αυτών κατά τη διακίνηση τους. Η Απόφαση αφορά στις εκτυπώσεις των ηλεκτρονικών δημόσιων εγγράφων του άρθρου 13 του ν. 4727/2020 και των ηλεκτρονικών ιδιωτικών εγγράφων του άρθρου 15 του ιδίου νόμου. Παράλληλα ρυθμίζει και τις εκτυπώσεις των εγγράφων που εκδίδονται μέσω της Ενιαίας Ψηφιακής Πύλης της Δημόσιας Διοίκησης (gov.gr- ΕΨΠ), σύμφωνα με τα οριζόμενα στο άρθρο 27 του ιδίου ως άνω νόμου. Με την Απόφαση επανελήφθησαν οι ίδιες διατυπώσεις για την αποδεικτική ισχύ των εκτυπώσεων ηλεκτρονικών δημόσιων και ιδιωτικών εγγράφων , με επανάληψη της βασικής διάκρισης ότι για τις εκτυπώσεις ηλεκτρονικών δημοσίων εγγράφων δεν απαιτείται άλλη διατύπωση ή επικύρωση, εφόσον είναι δυνατόν να επιβεβαιωθεί η ακρίβεια και η ισχύς της εκτύπωσης με χρήση ΤΠΕ ενώ αντίθετα για τα ηλεκτρονικά ιδιωτικά έγγραφα απαιτείται επικύρωση σε κάθε περίπτωση. Επικύρωση των εκτυπώσεων των ηλεκτρονικών δημοσίων εγγράφων απαιτείται μόνο όταν δεν είναι δυνατή η επιβεβαίωση της ακρίβειας και της ισχύος τους με χρήση ΤΠΕ, ιδίως όταν τα ηλεκτρονικά δημόσια έγγραφα δεν φέρουν μοναδικό αναγνωριστικό αριθμό επαλήθευσης και δεν παρέχεται η δυνατότητα επαλήθευσης μέσω πληροφοριακού συστήματος του Δημοσίου. Για την επικύρωση από τους δικηγόρους ισχύουν τα όσα ορίζονται στον Κώδικα Δικηγόρων . Για τις εκτυπώσεις των ηλεκτρονικών εγγράφων που εκδίδονται μέσω της ΕΨΠ και φέρουν τον μοναδικό αναγνωριστικό αριθμό επαλήθευσης, γίνονται υποχρεωτικά αποδεκτές από όλους τους φορείς του δημόσιου και του ιδιωτικού τομέα, καθώς και από φυσικά ή νομικά πρόσωπα ή νομικές οντότητες, χωρίς περαιτέρω διατυπώσεις ή διαδικασία επικύρωσης και με την ισχύ ακριβούς αντιγράφου, ενώ η επαλήθευση του περιεχομένου του εγγράφου από τον λήπτη γίνεται μέσω της υπηρεσίας επαλήθευσης που παρέχεται από την ΕΨΠ, με τη χρήση του μοναδικού αναγνωριστικού αριθμού επαλήθευσης.
Τον Νοέμβριο του 2021 εκδόθηκε η με αρ. 40912ΕΞ 2021Απόφαση για τη λειτουργία των εφαρμογών «Ψηφιακή Βεβαίωση Εγγράφου» και « Ψηφιακή βεβαίωση ιδιωτικού Συμφωνητικού» (ΦΕΚ Β 5354/18.11.2021) με την οποία προβλέφθηκε η δυνατότητα έκδοσης ιδιωτικών εγγράφων με τη χρήση των ειδικών ηλεκτρονικών εφαρμογών «Ψηφιακή Βεβαίωση Εγγράφου» και «Ψηφιακή Βεβαίωση Ιδιωτικού Συμφωνητικού», που είναι προσβάσιμες μέσω της Ενιαίας Ψηφιακής Πύλης της Δημόσιας Διοίκησης (www.gov.gr -ΕΨΠ). H δυνατότητα αυτή αφορά τα έγγραφα που εκδίδουν τα φυσικά ή νομικά πρόσωπα ή νομικές οντότητες και απευθύνονται προς τους φορείς του δημόσιου τομέα αλλά και τους φορείς του ιδιωτικού τομέα.
Στα έγγραφα που εκδίδονται με τον τρόπο αυτό , στο κάτω μέρος κάθε σελίδας τους, αποτυπώνεται ο μοναδικός αναγνωριστικός αριθμός επαλήθευσης σε αλφαριθμητική μορφή και σε μορφή QR και στο τέλος του εγγράφου αποτυπώνεται η προηγμένη ή εγκεκριμένη ηλεκτρονική σφραγίδα του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης.Στο τέλος του εγγράφου και κάτω από το όνομα του εκδότη τίθεται από την εφαρμογή «Ψηφιακή Βεβαίωση Εγγράφου» η ψηφιακή βεβαίωση της σύνταξης του εγγράφου από το φυσικό πρόσωπο που χρησιμοποίησε την εφαρμογή κατόπιν ηλεκτρονικής επαλήθευσης της ταυτότητάς του (αυθεντικοποίηση). Στην ψηφιακή βεβαίωση περιλαμβάνονται το ονοματεπώνυμο, το πατρώνυμο και ο ΑΦΜ του εκδότη.
Στην ως άνω απόφαση προβλέπεται η δυνατότητα έκδοσης ιδιωτικών εγγράφων από περισσότερα πρόσωπα πλην όμως δεν έχει τεθεί ακόμα σε λειτουργία.
Τα ανωτέρω έγγραφα έχουν την ίδια ισχύ με έγγραφα που φέρουν βεβαίωση γνήσιου υπογραφής του άρθρου 11 του ν. 2690/1999 , επέχουν θέση έγγραφου τύπου κατά το άρθρο 160 του Αστικού Κώδικα και γίνονται υποχρεωτικά αποδεκτά από τους φορείς -λήπτες ως τέτοια. Οι φορείς-λήπτες μπορούν να επαληθεύσουν το περιεχόμενο των εγγράφων που λαμβάνουν μέσω της εφαρμογής της παρούσας, σύμφωνα με την παρ. 4 του άρθρου 27 του ν. 4727/2020. Ειδικά όταν τα ανωτέρω έγγραφα διακινούνται ως έντυπα έγγραφα, η επαλήθευση του περιεχομένου τους, σύμφωνα με το προηγούμενο εδάφιο, είναι υποχρεωτική για τον φορέα-λήπτη τους . Με τη θέση της προηγμένης ή εγκεκριμένης ηλεκτρονικής σφραγίδας του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης, στην οποία εμπεριέχεται εγκεκριμένη ηλεκτρονική χρονοσφραγίδα, τα ανωτέρω έγγραφα αποκτούν βέβαιη χρονολογία. Η ημερομηνία έκδοσης των εγγράφων αποτυπώνεται στην εγκεκριμένη ηλεκτρονική χρονοσφραγίδα.
ΕΓΚΕΚΡΙΜΕΝΕΣ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΕΣ ΥΠΟΓΡΑΦΕΣ-
Η ΠΕΡΙΠΤΩΣΗ ΤΩΝ ΔΙΚΗΓΟΡΩΝ
Με το άρθρο 58 του ν. 4727/2020 θεσπίστηκε η Αρχή Πιστοποίησης του Ελληνικού Δημοσίου (Α.Π.Ε.Δ.) ως ο πάροχος υπηρεσιών εμπιστοσύνης του Ελληνικού Δημοσίου, αρμόδια για την έκδοση και διαχείριση πιστοποιητικών για την παροχή υπηρεσιών εμπιστοσύνης σε όλους τους φορείς του δημόσιου τομέα. Με τροποποίηση που επήλθε με τον ν. 4808/2021 η αρμοδιότητα επεκτάθηκε και σε φυσικά ή νομικά πρόσωπα ή νομικές οντότητες.
Με την έκδοση εγκεκριμένων ηλεκτρονικών υπογραφών, δίνεται τη δυνατότητα τόσο στα στελέχη του δημοσίου όσο και στους πολίτες να υπογράφουν ψηφιακά τα έγγραφα, δημόσια ή ιδιωτικά που εκδίδονται από τους φορείς του δημόσιου τομέα, ή τους πολίτες, με σκοπό την ηλεκτρονική διακίνηση των εγγράφων αυτών για τη διευκόλυνση της ηλεκτρονικής επικοινωνίας και την εξυπηρέτηση των συναλλαγών.
Η εγκεκριμένη αυτή ηλεκτρονική υπογραφή, σύμφωνα με το τις διατάξεις των άρθρων 3 και 25 παρ. 2 του Ευρωπαϊκού Κανονισμού 910/2014 (eIDAS) και του άρθρου 50 του ν. 4727/2020, έχει νομική ισχύ ισοδύναμη ιδιόχειρης υπογραφή τόσο στο ουσιαστικό όσο και στο δικονομικό δίκαιο. Σχετικά με τη νέα διαδικασία απόκτησης, χρήσης και ακύρωσης των εγκεκριμένων ηλεκτρονικών υπογραφών έχουν αναρτηθεί ήδη οι σχετικές πληροφορίες στη σελίδα https://aped.gov.gr
Ειδικά για τις ηλεκτρονικές ,ωστόσο, υπογραφές των επαγγελματιών όπως οι Δικηγόροι, η διαδικασία που θα ακολουθηθεί για την έκδοση και χρήση των εγκεκριμένων ηλεκτρονικών υπογραφών θα είναι διαφορετική από την αναφερόμενη στην ως άνω σελίδα, καθώς πρόκειται για άυλη ηλεκτρονική υπογραφή ,χωρίς χρήση ειδικής συσκευής, σε μορφή usb token,με χρήση μόνο προσωπικών κωδικών. Εν όψει , δε, της άμεσης έναρξης του νέου συστήματος έκδοσης και χρήσης ηλεκτρονικών υπογραφών των δικηγόρων ,όπως αναφέρεται στη σχετική ανακοίνωση της ΑΠΕΔ https://aped.gov.gr/enimerosi-gia-tous-katochous-psifiakon-pistopoiitikon-pou-ekdothikan-prin-tin-17i-ianouariou-2022/, οι ψηφιακές υπογραφές οι οποίες έχουν εκδοθεί μέχρι την 17η Ιανουαρίου 2022 και λήγουν μέχρι την 30η /4/2022 θα λήξουν χωρίς να γίνει ενέργεια από τον χρήστη αυτόματα βάσει της ημερομηνίας λήξης τους. Εάν τα Ψηφιακά Πιστοποιητικά λήγουν μετά την 30η/4/2022 τότε θα σταλεί στον κάτοχο ενημέρωση μέσω προσωποποιημένου ηλεκτρονικού μηνύματος ότι μέχρι κάποια ημερομηνία θα πρέπει να ανακαλέσει το ψηφιακό πιστοποιητικό. Ο χρόνος για την ανάκληση του πιστοποιητικού σας θα είναι τουλάχιστον 15 ημέρες. Ωστόσο, ακόμα και αν δε γίνει καμία ενέργεια, η Αρχή Πιστοποίησης Ελληνικού Δημοσίου (ΑΠΕΔ) θα προβεί σε ανάκληση. Η διαδικασία αυτή ξεκίνησε από 20 Ιανουαρίου 2022 και θα ολοκληρωθεί σταδιακά μέχρι τις 30/4 για όλα τα ψηφιακά πιστοποιητικά της παλαιάς ΑΠΕΔ. Με τον τρόπο αυτό όλες οι υπογραφές που έχουν εκδοθεί θα έχουν ανακληθεί μέχρι τις 30/4/2022
Μαρούσα Πρωτοπαπαδάκη-Δικηγόρος
